我内心住着一个极度渴望秩序感的警察，它总希望接下来的事情都在掌控之中，然而我的行为方式却像个无计划的流浪汉。于是，这两个“我”时常会爆发冲突。每当我随遇而安地生活一段时间，内心的秩序警察就会拉响警报，义无反顾地开始重建秩序，制定新的计划并严格执行，直到某天，那个自由散漫的“我”再次战胜了有计划的“我”，我便又回到随性而行的状态。这种循环就这样持续下去，像一场永无休止的拉锯战。

读大学以来，我一度沉迷于研究各种工具和软件，尤其是任务管理这一类别，之前就写过一篇探索使用 Notion 做任务管理的文章，在当时那个阶段确实挺有效的，但最终还是因为不 scalable 以失败告终。中间陆陆续续用过各种电子软件还有纸笔记录，但都不是很有用。去年年末某一天实在是恼火于自己的颓废，花重金购入了 OmniFocus，还认真拜读了《Creating Flow with OmniFocus 3》这本书，确实挺有启发，我真心希望 OmniFocus 能成为我的最后一个任务管理软件，至少在个人层面上。

Why OmniFocus？1. Defer dates 通常任务管理软件只提供 Due dates 一个日期，但不是所有任务都存在截止日期的，更多的任务是有一个开始期限，在此之前都可以当它不存在，这个时候 Defere dates 就非常有用了，尤其是对那些系统里有上千个任务的人来说。2. Multilevel hierarchy 文件夹 - 项目 - 任务 - 子任务，其中子任务可以无限套娃下去，这意味着可以不断细分一个任务或是组合多个类似的任务。3. Sequential Tasks 任务不仅只是有时间先后的关系，它们之间也可能存在 dependency 关系，串行任务很好地抽象了这个过程————只有当前一个任务完成后，你才能看到下一个任务。4. Perspectives 不少软件提供类似功能，如 todoist 中的 filter，滴答清单中的智能清单，但它们都没有 OmniFocus 中的 persepctives 的自定义功能强大。5. Copy as Link 。。。6. Repeat Projects 。。。

即便 OmniFocus 拥有不少闪光点，但要打造出一套能长久运行的任务管理系统可不是件简单的事。Kourosh Dini 在他的书里一再强调，我们得全心全意信任自己的系统，这样它才能派上用场。怎么才能培养出这种信任感呢？我认为关键是要让任务在系统中自如流动。想象一下，把所有你待办事项都扔进收件箱，在每天的清理过程中，给每个任务分配合适的项目和标签。就这样简单的操作，当恰当的时间和场景到来时，你就可以看到曾经加入的任务，这时候你可以选择开始或者暂时跳过；任务完成后，在月底的回顾中，你会发现它们都在那里，忠实地等着你检视。

这听起来非常理想，但要实现这一目标，我们首先需要确保每个任务都是可达的！那么，我们如何能做到这一点的呢？接下来我将从任务管理系统中普遍存在的几种任务类型出发来探讨这个问题。

例一：对于那些可以快速解决的任务，比如给植物浇水，你可以给它们标记一个 Quick 标签。创建一个专门的任务列表，将所有标有 Quick 标签的任务汇总在一起。这样，你就可以在每天的空闲时间快速处理这些小事。

例二：对于清单类的项目，比如书单影单，适合建立一个 Sequential Project 文件夹，这样每次只需要做最上面的任务即可，确保自己不被冗长的清单击垮，为了防止清单的无线增长，最好给它设定一个最大数量，每当定期回顾的时候删除一些暂时失去兴趣的内容，并重新根据喜好排序。

例三：对于那些需要定期执行的例行事务，例如家务活，可以通过 Single Action List 将它们整合在一起，并为每个任务设置好重复周期。对于一些简单的家务如使用吸尘器清理地面，我设定了重复的截止日期，一到日期就去执行；但对于那些较为繁琐的家务，如清理冰箱，由于需要较多的时间和精力，直接设置截止日期会感到压力很大。在这种情况下，我会额外设定一个推迟日期，即从这个日期开始，我可以考虑开始执行这项任务，为这两个日期设置一个合理的间隔，可以为自己提供必要的缓冲时间。这类需要推迟开始的任务，我通常会加上 Consider 标签。这样，在推迟日期和截止日期之间的任何时间，我都可以通过查看所有标有 Consider 标签的任务列表来挑选合适的任务执行。

例四：工作往往是项目制的，每当启动一个新项目，建立一个 Parallel Project 来汇总所有与该项目相关的任务是一个不错的选择。对我来说，合理安排项目中的任务相当具有挑战性，因为项目本身的变动可能很大，每个任务所需的处理时间也难以准确预测。此外，这些任务占据了我的大部分生活时间，如果安排不当，很容易影响我的情绪。从书中，我学到了一个非常实用的方法————创建一个 Navigation 文件夹，这个文件夹起着提纲挈领的作用。在这个文件夹里，我设置了两个项目：一个名为 Engaged，用于列出我当前正在积极处理的项目；另一个名为 Parked，用于存放那些暂时搁置的项目。我跟作者一样，限制 Engaged 项目中的任务数量不超过三个，这样可以确保不会被过多的任务压倒。当有一个新且重要的项目需要立即着手时，如果 Engaged 项目的数量已达上限，我会选择一个可以稍缓处理的任务转移到 Parked 项目中。

通过以上几个例子，我们可以看到，通过利用三个关键工具：Quick 标签、Consider 标签和 Engaged 项目，就能有效保证大部分任务的可达性。在 Forecast 的今日视图中，你可以看到当前正在推进的三个项目，并通过超链接直接访问相应的项目列表，在这里你可以为今天计划执行的任务打上 Flag 标记，这样它也能显示在 Forecast 视图中了。完成一天安排的任务后，或者当你不太想工作时，可以查看 Quick 或 Consider 列表，看看还有什么可以做的事情。这种设计有助于实现任务的动态管理，避免因时间安排不当而导致任务堆积。

任务管理系统的核心目标是明确下一步做什么，一个优秀的系统能让我们信赖并直接执行任务，而不是不断犹豫和踌躇。然而，我们需要牢记：“Doing something just because we can does not necessarily lead to good work. We can fall into a reactive, jittery mode of functioning by only focusing on doing tasks by list.”因此，我们还需要定期回顾和反思，考虑任务的安排是否合理，避免无效劳动。虽然 OmniFocus 提供了专门的回顾功能，允许你按项目设定回顾周期，但这还不够。我认为回顾应该更具体一些，要做到这点，首先得厘清自己的生活各个方面：我拥有哪些身份？每个身份带来了哪些责任？我对自己有哪些期望？这些期望又需要我采取哪些行动？明确了生活中的不同切片后，我们可以根据这些角色以及任务的类型来制定更具体的回顾计划。例如，在阅读方面，可以汇总近一个月内所有标有 Read 标签的已完成任务。通过每月回顾生活的各个方面，我们可以分析自己哪些领域做得好，哪些领域需要改进。

有些项目属于创意类的，它们需要一定的探索和挖掘，这部分往往是未知的，难以预测所需时间以及是否能成功完成。这类任务适合按照 Engaged 项目的管理逻辑来处理，同时，我需要明确从哪个部分开始着手，决定在特定情况时停止，以及探索的深度，以确保任务的有效推进而不至于陷入无止境的探索中。一定要记录自己的尝试，如果失败也如实记录。对于像写作这样的创意工作，如果你感到头脑一片空白，那就什么也别做，只是坐着等待灵感的发生，不要打开手机，专注的思考。创意类工作的方法论是 “Touch the Keys”，意思是说别去纠结内耗能不能成，什么都别想每天干一点点慢慢积累，直到量变产生质变。此外，还应该多提出问题，在思考时记录下所有问题，之后再逐个攻破。

以上就是目前我的任务管理系统哲学，说实话近期运行得不太好，最主要的问题是我没有把自己的所有任务/行动都融入到其中，每天都有 Overdue 的项目，我希望从今天开始能有所改变，之后要是有新的想法也会来更新。

Some Tips: 1. 尽可能让 Engaged 中的三个项目互补，避免同时处理多个长期项目，那样会让人感到非常痛苦。 2. Enagaed 的项目也不要太空泛和宏大，要有预计的起始时间和结束时间。 3. 在需要把 Engaged 中的任务移到 Parked 中时，要留意自己的决策的出发点，如果它是因为拖延，那就要再好好权衡一下。 4. 碰到不熟悉的任务不知道该怎么办时，可以考虑转成 Engaged 中的任务，这样有助于快速解决问题。 5. 如果有些任务一直被拖延，那就把它们设置为 on hold 状态。 6. 察觉自己对某项任务的频繁触发不耐烦后，重新调整频率。 7. 如果某项任务需要全情投入，不想要想依靠自制力达成目标，最好的办法是设定一个固定的工作时间段专门用来处理这类任务。 8. Take on less! 每天不要安排太多任务！ 9. 今日事今日毕。“If I can’t do it today, I’ll just move it to tomorrow or file it later”，千万不要有这种观念！ 10. Start early. Start small. Start often. 11. 我们需要对任务有一个明确的规模（Scale）概念。最初，它可能只是一个基础的任务，只有项目和标签属性；如果发现这个任务无法在 24 小时内完成，那么应该将其设置为重复任务，并设定一个合适的频率；如果这个任务不是一个具体的可行动任务，可以考虑将其转变为一个项目，并将其纳入 Engaged 管理；如果一个项目不足以覆盖所有相关活动，还可以扩展为多个项目。这样的分级处理可以帮助我们更有效地管理和推进任务。 12. 信赖你的系统，每当有新任务或行动出现时，立即将其记录到 OmniFocus 中，避免仅依赖大脑记忆！ 13. 如果发现自己总是忘记看 OmniFocus，就需要把自己的娱乐消遣逃避行为都记录成任务。“That way, you acknowledge what else you want to do. You can do so or not. But it is more readily weighed in the midst of your other work. In this way, it’s not about fighting yourself. It’s about making a decision.” 14. 如果日常生活比较固定，设置地点/工具/活动/时间/类型的标签基本无用，没必要做如此细粒度的区分。

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